La présentation moderne en PowerPoint
Qui n’a pas encore travaillé lui-même ou au moins assisté à une présentation qui utilisait le support PowerPoint ? Ce logiciel est aujourd’hui un outil de base de communication multimédia en business permettant de créer facilement les scénario contenant le texte, les chiffres, les diagrammes, les images, les animations, les sons et même les films projetés sur l’écran directement depuis l’ordinateur. Tout cela, à l’aide d’un seul clic sur le clavier ou sur une télécommande – le rêve ! Toutefois, attention aux abus dans l’emploi de cet outil miraculeux : le rôle du PowerPoint est de soutenir et illustrer votre présentation et non pas de vous voler la vedette. Son utilisation doit donc être claire et lisible pour le public afin de lui transmettre votre message principal de la manière la plus simple et directe possible. Si votre auditoire est submergé par une grande quantité de diapositives, par une avalanche des chiffres et des schémas compliqués au point d’être illisibles, et tout ça dans une féerie des couleurs, des textures et des animations parfois extravagantes, il risque de perdre le fil des idées et de sortir désorienté au lieu de renseigné…
Les erreurs les plus fréquentes dans l’utilisation du support PowerPoint sont : l’absence d’une structure claire (introduction–chapitres–conclusion) ou sa composition déséquilibrée, le nombre des diapositives inadapté à la durée, l’excès d’informations placées sur une seule diapositive, les diapositives contenant les phrases entières de texte, les diapositives avec plusieurs chiffres, les images irrespectueuses des droits d’auteur. A l’inverse, une présentation moderne et pertinente sera simplifiée, mémorisée facilement par le public, sans pour autant perdre de sa consistance. Cet allégement vous permettra de focaliser l’attention des gens sur ce que vous dites et d’établir avec eux le contact visuel générant une véritable communication et même un échange.
Un événement imprévu peut retarder votre présentation : la défaillance du matériel, le manque de discipline des autres intervenants (ce qui est, hélas, souvent le cas pendant les conférences ou réunions) ou encore une question inattendue que vous ne pouvez pas ignorer. La majeure partie de ces situations peut être envisagée à l’avance dans le but d’améliorer votre confort pendant la présentation. L’essentiel, c’est avoir comme point de départ une structure rigoureuse, une sorte d’ossature de votre présentation qui permettra d’en mettre en exergue l’essentiel, pouvoir éliminer le superflu et faire une excellente impression. Ainsi, il est tout à fait possible de réduire votre temps d’intervention à la dernière minute, mais pas n’importe comment. Surtout, ne tombez pas dans le piège d’accélérer en gardant le même nombre d’informations (et de diapositives). Ceci aurait pour résultat le stress collectif : d’abord le vôtre et ensuite celui de votre public à l’écoute d’une allocution parcourue à une vitesse vertigineuse. Rappelez-vous : c’est vous qui contrôlez votre présentation et décidez du nombre des diapositives à afficher. Et puis, votre mission consiste à présenter un sujet et non pas à montrer toutes les diapositives.
Une bonne diapositive contient uniquement 3-7 informations-clés et peut être lue par l’auditoire en 10 secondes maximum, grâce à quoi son attention revient rapidement vers vous et vos commentaires. Dans le cas contraire, la présentation devient une séance de lecture collective, ce qui lui enlève toute valeur ajoutée personnelle et la rend ennuyeuse. Si vous envisagez de faire la lecture à voix haute de vos diapositives, envoyez plutôt la présentation par e-mail aux gens que vous avez invités : ça va leur épargner le déplacement, ils savent lire eux aussi.
Pour que la diapositive soit bien lisible, il y a trois facteurs à respecter : la taille de la police (au mieux 20-30 ou plus encore), le genre de la police (une sans serif est plus facile à parcourir) et le contraste de couleur élevé entre le contenu et le fond. Le PowerPoint offre une multitude de possibilités quant au choix des polices, trames de fond, des couleurs et tout ce qui concerne le graphisme. Toutefois, même si la quantité des options est très riche, il faut rester sobre et raisonnable. Vous pouvez expérimenter librement en apprenant ce logiciel afin d’apprivoiser toutes ses options, mais pour vos présentations professionnelles appliquez la règle minimaliste : « La simplicité est la sophistication suprême » (Léonard da Vinci).
La présentation moderne réserve sa place propre à chaque élément : les diapositives, le verbal oral, le tableau blanc et le support de documentation qui est mis à la disposition de l’assistance. Chacun de ces éléments a son rôle spécifique et c’est à vous de faire le chef d’orchestre. Mettre l’intégralité de vos informations sur le seul PowerPoint serait peut-être confortable pour vous, mais ça serait une erreur stratégique.
L’aspect visuel de votre présentation contribue à la création de votre image professionnelle et celle de votre entreprise. Mentionner le nom de l’organisme que vous représentez, l’unité de travail (direction, équipe) et éventuellement votre nom et prénom, au moins sur la première diapositive contenant le titre, ou dans le pied de page de chaque diapositive – constitue un repérage visuel immédiat et permet au public de suivre votre présentation plus facilement.
Des milliers des présentations se déroulent chaque jour et beaucoup d’entre elles sont oubliées à la minute où elles se terminent, parfois avec un « ouf ! » de soulagement tellement elles sont ennuyeuses et difficiles à suivre. Les vôtres peuvent désormais se distinguer parmi toutes les autres, parce que vous savez que la vraie valeur ajoutée de vos interventions c’est vous et votre savoir-faire. Le programme PowerPoint est juste un excellent outil qui met en valeur la qualité de votre travail personnel.
Malgorzata Saadani
Coach consultant certifié ICC
DG d’ANC Communications
http://www.lavieeco.com/news/la-vie-eco-carrieres/reussir-une-presentation-par-powerpoint-33823.html