Qu’est-ce que la synchronisation en communication ?

La synchronisation en communication consiste à trouver la bonne configuration des canaux verbaux, para verbaux et non verbaux par lesquels nous passons et recevons l’ensemble des messages qui nous parviennent d’une personne ou d’un groupe de personnes, et qui rend notre communication réciproque fluide, compréhensible, agréable et efficace. La synchronisation vise la meilleure adaptation possible à notre interlocuteur.

Quel est son intérêt ?

Lorsque la communication est synchronisée, nous multiplions les chances de comprendre l’autre et aussi d’être bien compris, en plus de nous apprécier mutuellement. En même temps, elle permet d’instaurer une bonne ambiance et une sorte de complicité.

La synchronisation authentique et profonde signifie en outre entrer dans le monde de notre interlocuteur, partager ses valeurs, voir les choses et évaluer les idées à travers les mêmes filtres conceptuels. Le plus souvent, c’est le cas des personnes très proches sur le plan intellectuel, culturel et sociétal.

Sur quoi pouvons-nous nous synchroniser ?

Pour commencer par le fondamental, synchroniser c’est parler le même langage, aussi bien en matière de vocabulaire que de la rhétorique. Premièrement, pour être sûr d’être compris, ensuite pour s’assurer que les mêmes mots ou figures signifient la même chose pour lui. Ça ne servirait à rien de déployer un grand raffinement stylistique face à quelqu’un qui ne maîtrise pas assez la langue que nous parlons, ou qui est simple d’esprit.

Synchroniser aide aussi à bien décoder les signaux para verbaux tels que le ton, le volume, la couleur et la fréquence vocale : quelqu’un de nature bruyant et jovial aura du mal à établir la complicité avec une personne à expression calme.

Vient ensuite le tour du canal non verbal : la posture, l’occupation de l’espace, la distance, le contact physique (le toucher), l’inclinaison de la tête, le regard, la mimique, la gestuelle et l’apparence (physique, vestimentaire, olfactive).

Tous ces canaux transmettent l’information simultanément, et ils la reçoivent simultanément aussi.

Comment le faire ?

La synchronisation n’est pas l’œuvre d’une seule partie, elle nécessite l’engagement mutuel, ce qui est le cas le plus souvent et qui se fait naturellement.

Il est conseillé d’être sophistiqué et posé envers quelqu’un de raffiné et réservé, être enthousiaste et engagé envers quelqu’un de dynamique, être formel et factuel envers quelqu’un de cartésien.

Il serait donc utile de connaître son interlocuteur ou au moins pouvoir l’imaginer pour être synchronisé avec lui. Or, nul n’a un seul trait de caractère dominant dans sa personnalité et dans les différents contextes même une personne qui nous est bien connue, peut toujours nous surprendre. D’où l’intérêt et la nécessité absolue du sens de l’écoute, de l’observation et de la capacité de souplesse de réaction.

Synchroniser suppose suivre son interlocuteur, et également se faire suivre par lui : savoir casser le mode de communication quand il devient contre productif (p.ex. lorsque le ton monte), savoir se contenir et reprendre l’initiative : parler d’un ton de voix plus bas, plus posé, reprendre la gestuelle stable, toute en rondeur et ouverture.

Vos conseils.

La synchronisation c’est bien, le naturel c’est mieux. A force de trop se concentrer sur la technique, les gens oublient parfois le fond et deviennent artificiels, et en finalité non crédibles. Attention donc à l’effet caméléon (l’attitude changeante à l’extrême) ou l’effet singe (le mimétisme mécanique). Pour réussir à bien synchroniser, il ne suffit pas juste de s’entraîner. Il faut très sincèrement éprouver de l’intérêt et du respect pour son interlocuteur.

Un autre risque que courent les personnes très expérimentées et observatrices, c’est de tomber dans le piège de la manipulation. Ça aussi, c’est néfaste parce qu’à moyen et long terme ça forge une mauvaise réputation et la méfiance difficile à combattre ensuite.

Et le plus important : avant de travailler sa technique de synchronisation avec l’autre, il faut absolument se synchroniser avec soi-même pour être au clair avec ses priorités et valeurs et rester authentique en toute circonstance, en s’y adaptant intelligemment.

Malgorzata Saadani

Quel rapport y a-t-il entre la maîtrise de soi et la confiance en soi ?

La question de la maîtrise de soi (ou plutôt de son manque) surgit lorsque face à une situation de difficulté, la personne perd pendant quelque temps, partiellement ou totalement, le contrôle de ses réactions, ses propos ou son jugement raisonné. Le plus souvent, cela arrive pendant un échange contradictoire à caractère personnel ou bien dans une situation de crise, face à un incident. Dans la moindre mesure, la maîtrise de soi est aussi mise à l’épreuve à l’occasion des situations quotidiennes comme p.ex. un entretien de recadrage, une négociation ou une prestation publique. Comme vous pouvez le constater, tous les exemples cités ont un lien fort et direct avec l’état émotionnel et c’est précisément la conscience et la bonne gestion de ce volet qui détermineront sle succès final en matière de maîtrise de soi. A mon avis, il n’y a pas de lien caractérisé « de cause à effet » entre la maîtrise de soi et la confiance en soi : la première se réfère à l’expression extérieure de l’état émotionnel de la personne et la seconde – à son état interne et son rapport à soi-même et à l’entourage. De ce fait, les deux notions sont certes complémentaires, sans pour autant s’exclure, ni se remplacer. Bien évidemment, il est beaucoup plus intéressant d’avoir une bonne confiance en soi et une bonne maîtrise de soi plutôt que de manquer de l’une comme de l’autre, ou encore d’être en toute exagération ou déséquilibre entre les deux.

Quels moyens faut-il se donner pour développer la maîtrise de soi dans des situations difficiles ?

La maîtrise de soi est importante au travail parce qu’en dehors de notre efficacité finale due au bon jugement et aux bonnes décisions, elle renvoie de nous une image publique qui inspire la confiance, le professionnalisme et le leadership. Le premier pas pour progresser dans ce sens, sera l’amélioration de la connaissance de soi-même (et surtout de ses points sensibles) et l’identification, puis l’analyse approfondie des situations « à risque ». Pour cela, il a une partie réservée à l’analyse du vécu et tous les enseignements qui peuvent en être tirés, et en même temps une partie dédiée à la projection dans le futur pour en envisager les difficultés ou les zones de doute éventuelles, afin d’en trouver les remèdes en amont. En un mot : prévenir avant de guérir.

Comment se contrôler face aux critiques destructives en entreprise?

Lorsque nous évoquons la critique destructive, nous pensons surtout à son résultat négatif : au lieu de pousser la personne à changer son comportement dans le bon sens, nous obtenons la réaction de résistance et de replis. Le plus souvent, la critique est destructive quand elle s’adresse à la mauvaise personne, quand elle est dirigée contre quelqu’un et non pas contre les résultats décevants, quand elle est grossière ou quand elle a comme principal objectif de passer les nerfs sur le premier collaborateur qui se trouve sous la main. Dans tous les cas, le mieux serait de rationaliser la situation en s’appuyant sur les faits objectifs et mettre entre parenthèses les émotions ressenties. Par la suite, nous pouvons revenir discuter à tête froide et munis d’une argumentation bien réfléchie et documentée. Cela paraît simple, à la limite d’un slogan-cliché, et pourtant c’est extrêmement difficile à appliquer dans la pratique. D’où l’intérêt d’un travail sur soi, bien accompagné.

Vos conseils ?

Pour éviter les réactions spontanées rapides et non maîtrisées, il est nécessaire de rééquilibrer le rapport de force entre le cerveau rationnel (cortex préfrontal) et émotionnel (système lymbique), ce qui peut être fait en partie en mode « express » à l’aide de quelques techniques comme une simple temporisation de la réponse, l’exercice d’une bonne respiration profonde, l’utilisation des mathématiques en calculs mentaux ou encore l’alimentation du corps en petites quantités d’eau plate à température ambiante ou en coupe-faim riche en protéines. Adopter la bonne position du corps ou sortir pendant quelques minutes d’une salle de réunion à ambiance lourde permettent également de retrouver ses esprits plus facilement et prendre du recul par rapport à la problématique et les personnes présentes.

Malgorzata Saadani